Семинар_1_для_студентов. Делопроизводство в древней руси
Министерское делопроизводство
В соответствии с “Общим учреждением министерств” работа с документами начинается с “вступления дел” и далее в акте подробно разбираются все варианты их движения в канцелярии министра, в департаментах и заканчивается глава ревизией дел. Таким образом, даже самый беглый просмотр закона 1811 г. показывает, что в нем, так же, как и в Генеральном регламенте, прежде всего, расписывается технология работы с документами, так как подготовка документов, их доклад руководству, согласование, утверждение, подписание, доведение до исполнителя и составляют суть работы аппарата министерства.
Канцелярия в XIX веке– достаточно сложноеструктурное
подразделение и учитывая объемы работ с документами, она делится на отделения, столы, управляется директором и состоит из начальников отделений, секретарей и нужного числа писцов.
В департаментах “для общей связи письмоводства учреждается особенная канцелярия при директоре”, возглавляемая “правителем канцелярии”, и в ее состав входят: журналист, экзекутор, казначей и нужное число их помощников.
Часть II “Общего учреждения министерств” посвящена распределению обязанностей в министерстве. В ней очерчивается степень и пределы власти министра, его взаимоотношения с властью законодательной, Государственным советом, Сенатом, другими министерствами и лицами, им равными и с подчиненными им управлениями путем переписки, их ответственность; степень и пределы власти департаментов и их директоров и их взаимоотношения. Отдельную главу составляют обязанности канцелярии министра и ее директора.
В соответствии с § 315 “Главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту, или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению”. Канцелярия возглавляется директором, который имеет те же права, какие принадлежат директору любого другого департамента.
В заключительной части “Общего учрежденияминистерств”
перечислены обязанности различных чинов департаментов министерства, в том числе правителя канцелярии, секретарей, столоначальников, начальника архива и прочих канцелярских чинов, порядок их подчиненности и ответственности.
Так как составление документов в начале XIX века также проходит этап жесткого регламентирования как по составу информации, излагаемой в документе, так и по структуре текста, не удивительно, что в конце “Общего учреждения министерств” после всех параграфов как приложение приведены “формы письмоводства”: форма сношения министров между собой и с лицами, им равными, и предписания лицам подчиненным; форма отношения и
представления к министрам; форма
предписания министров
их
департаментам; форма представления
или докладной записки
от
департамента министру.
Таким образом, в этом важнейшем документе, определяющем порядок и стиль работы центрального аппарата России XIX века, вопросам делопроизводства отводится важнейшее место. Анализ законодательного акта показывает, что делопроизводство понимается как технология принятия и выработки решений, и канцелярия занимает подобающее ей место в структуре министерства, а директор канцелярии по чину равен директору любого функционального департамента.
Рассматривая статус секретарей Государственного совета, А.Ю. Конькова пишет: “нельзя не вспомнить о статс-секретарях, обер- секретарях и государственных секретарях. Конечно же, это был высший уровень общественной и сословной иерархии, а именно:1-5 классы “Табели о рангах”. С образованием Государственного совета в 1810 году в Государственной Канцелярии работают Государственный секретарь и статс-секретари. Государственный секретарь и статс-секретари, ведавшие делами каждого из четырех департаментов Совета, готовили дела к докладу в департаменте и общем собрании. На Государственного секретаря возлагалась ответственность за точность сведений, предлагавшихся Совету, ясность их изложения, составление всех документов. От него также зависели очередность рассмотрения документов, подготовка журналов, составление отчетов – меморий, доклад царю. О влиянии и даже некоторой власти Государственного секретаря свидетельствуют высказывания министра внутренних дел П.А. Валуева, который писал: “Члены государственного совета – ничто, председатель – кое-что, государственный секретарь – все” (Дневник П.А. Валуева – министра внутренних дел. – М., 1961, т. 1, с. 356-357).
Во второй половине 19 века государственный секретарь продолжает руководить канцелярией, а в штат государственной канцелярии по-прежнему входят статс-секретари, заведующие канцелярией одного из департаментов Государственного Совета (Конькова А.Ю. Статус канцелярских служащих в пореформенной России XIX века//Секретарское дело, 1997, № 2, с. 128).
Обычно секретари носили форму, соответствующую их чину, и, подавая в отставку, увольнялись “с мундиром и пенсионом”.
В середине XIX века появляются первые работы, обобщающие практику делопроизводства и труды, в которых начинает разрабатываться его теория. К этим работам, прежде всего, относятся книги Н.В. Варадинова, В. Вельбрехта и И.И. Рихтера. Н.В. Варадинов делопроизводство рассматривал в связи с той деятельностью, которую оно документирует (отражает в документах), как бы обслуживает.
Основную группу делопроизводственной документации – “канцелярские дела и бумаги” – он определяет как “по форме написанные изложения, заключающие в себе всю деятельность известного места или лица”. К канцелярским делам и бумагам он относит входящие дела и бумаги, докладные дела и бумаги, заключительные или определительные бумаги, исходящие дела и бумаги. Выделив канцелярские дела и бумаги, распределив и описав их в соответствии с порядком производства дел, Н.В. Варадинов подчеркнул, что эти дела и бумаги составляют внутреннее письмоводство присутственного места. Поместив присутственное место в систему равных, высших и низших мест и лиц и замкнув делопроизводство этого присутственного места на внешний контур через систему сношений, он, естественно, выделил группу сношений присутственных мест и должностных лиц, просительские дела и бумаги. Эти документы, если они поступают в учреждение, составляют совокупность документов, используемых в процессе производства дел, а если они отправляются из учреждения, то являются совокупностью документов, создаваемых в процессе исполнения дел (решений) (Янковая В.Ф. Писать по образцам (о роли письмовников в русском делопроизводстве)//Секретарское дело, 2002, № 1, с. 79).
В. Вельдбрехт делопроизводство определяет как “правила, которыми канцелярия руководствуется в составлении докладных записок, журналов, определений и актов вообще, и исполнительных бумаг”, иначе говоря, – правила, которыми канцелярия руководствуется при документировании производства дел. Излагая эти правила, В. Вельдбрехт выделяет разделы: докладные записки, последствия доклада, исполнительные бумаги, понятие о деле и книгах вообще. В. Вельдбрехт отмечает существенную разницу в процессе производства дел в присутственных местах (коллегиальный способ принятия решения) и в канцеляриях “начальствующих лиц” (принятие единоличных решений). Вызванные этим различия в процессе производства дел, включая и процессы документирования, прослеживаются им по всем стадиям: от рассмотрения дела до его исполнения. Важно, что и формы документов, в которых фиксируется процесс рассмотрения, решения и исполнения дела, даются В. Вельдбрехтом в соответствии с выделенными этапами.
Задача канцелярии – “доложить дело”, что осуществляется посредством составления докладной записки– пространной или краткой. Это этап сбора и анализа информации и подготовки дела к рассмотрению и решению. Следствием доклада является приговор, который в присутственных местах фиксируется в журналах и определениях, а в канцеляриях “начальствующих лиц”, в письменном мнении, составляемом по резолюции начальника. Эта стадия соответствует этапу принятия решения и его документирования. Последний этап – исполнение принятого решения. Кроме того, В.
Вельдбрехт приводит формы документов, поступающих в учреждение и подлежащих рассмотрению властей, – указы, рапорты, предписания, сношения и другие установленные законом документы. Описание совокупности этих документов имеет смысл для формирования представлений о системе документов, которые использовались в процессе производства дела, а в некоторых случаях инициировали рассмотрение дела.
Последние разделы работы В. Вельдбрехта затрагивают правила
ведения книг, реестров и формирования дел. С точки зрения делопроизводства, – это раздел, касающийся организации документооборота, точнее, его документирования – письменной фиксации движения документов в определенных, установленных для этого формах. В этом же аспекте рассматривается и понятие дела: “как составленное по определенным правилам и относящееся к известному предмету собрание бумаг, бывших в рассмотрении учреждения и заключающих в себе выражение его решений”. Ф. Наливкин в “Руководстве к сочинению писем и бумаг”, вышедшем в 1847 г., пишет: “Искусство сочинять письма и бумаги может иметь свою теорию, точно так же, как и всякое искусство”.
В конце XIX века И.И. Рихтер предпринимает первую попытку
применения десятичной системы классификации документов казенных железных дорог. Таким образом, с середины XIX века можно говорить о первых научных осмыслениях делопроизводственных процессов и появлении теоретиков в этой области деятельности.
Со второй половины XIX века активно развиваются новые структуры управления (в банках, трестах, синдикатах, специальных органах надзора, многочисленных комитетах, комиссиях, советах и т.д.). Они требовали большого числа секретарей и других канцелярских работников для ведения их дел. Подготовка канцелярских работников в начале XIX века проходила в самих министерствах. Согласно § 47 “Общего учреждения министерств” “Министерския канцелярии и департаменты могут иметь некоторое число молодых людей сверх штата для приобучения их делам по разным частям ведения министерств и департаментов”.
В середине XIX века создаются школы стенографистов, в 1868
г. в Харькове были открыты специальные курсы подготовки секретарей, в конце века появляются курсы машинописи. В это же время появляются и специальные периодические издания. Так, с 1884 г. выходили журналы “Вестник контор и канцелярий”,“Бюллетень конторщика”, “Машинопись”, “Стенография”.
Документы:
-Повесть временных лет;
-Правда (закон) Русская;
-Церковные уставы;
-Княжьи уставы;
-Подорожные грамоты; Ш колы по подготовке писцов, судебных секретарей, печатников (хранителей печати). Язык документов - старо славянский.
Древний Египет
Древняя Русь Х111 в–. Х1V в.
Мо сковское княжествоXVв.
Организация присутственных мест, приказов.
Приказами стали называть и о сновные документы, создаваемые там- поручения князя боярам.
Появление департаментов, структурными подразделениями которых были отделения в свою очередь со стоявшие из столов. Появились своды законов (армия, флот и т.д.).
Схема №1. Эволюция развития делопроизводства
studfiles.net
Делопроизводство + История делопроизводства в Древнерусском государстве
Делопроизводство в Древнерусском государстве
< назад вперед >
На ранних стадиях развития Древнерусского государства и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) государственных учреждений еще не существовало. Их функции выполняли чаще всего отдельные должностные лица или органы, осуществляющие свою деятельность либо вообще без штата чиновников, либо с очень ограниченным штатом. В этих условиях единая система делопроизводства не была востребована самой системой управления.
Письменные документы, дошедшие до нашего времени, данные, полученные археологами и лингвистами, показывают, что уже в X в. в Древнерусском государстве была культура написания документов. Это договоры с Византией 911 и 945 гг. Примечательно, что в обоих договорах упоминается о практике составления документов. В первом случае - письменных завещаний, во втором - подорожных грамот для купеческих кораблей.
В период правления Владимира Святославовича в Киеве - столице Древнерусского государства (978-1015 гг.) - существовало учебное заведение для детей бояр и старших дружинников. Из выпускников этой школы и отбирались претенденты на должности "печатников" - хранителей княжеской печати, "металников" - судейских секретарей, писцов и дьяков при князьях и крупных феодалах.
В этот период в основном документируются правовые отношения, создаются жалованные и вкладные грамоты, завещания. Археологические раскопки сначала в Новгороде, а потом и в Пскове, Смоленске, Витебске, Старой Руссе и других городах позволили обнаружить частную переписку рядовых жителей северо-западных областей Древнерусского государства XI-XV вв. (как мужчин, так и женщин). Возникают и достаточно крупные собрания письменных материалов, еще не разделенных на документные архивы и книжные библиотеки. С развитием законодательных основ государства наряду с объемными многостраничными правовыми актами ("Русская Правда", Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения. Это многочисленные разновидности уставных, вкладных, купчих грамот; заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; житийные записи - при срочном найме работников; полные грамоты - при продаже в рабство; отпускные грамоты и т.д.
С увеличением числа создаваемых документов обозначились и места для наиболее безопасного их хранения. В городах это, как правило, центральные храмы, посвященные святым, выбранным в покровители конкретного города. В крупных городах существовали хранилища документов. Поскольку правом выдачи документов, закрепляющих за горожанами земли и другое имущество, пользовались и "концы" (районы) Новгорода, то хранилищами и местом создания документов стали храмы, посвященные покровителям цеховых ремесел - рыбаков, торговцев различным товаром, шорников, оружейников и т.д. В таких патрональных храмах велись судебные дела и книги записи торговых операций. Часто само хранение документов в храме придавало им требуемую юридическую силу. Центрами ведения документации и ее хранения были также гостиные дворы (смоленские, немецкие и др.) и монастыри, так как церковь обладала широкой юридической компетенцией. Сам монастырь - достаточно крупное экономическое предприятие - документировал свою судебную и хозяйственную деятельность, иногда используя для этого и свободное место в духовных книгах.
Накопление традиций в сфере документирования вело к формированию круга профессиональных специалистов в области создания и обработки документов. Первоначально их состав пополнялся за счет церковных псаломщиков и дьяков. Не случайно с XIV в. термин "дьяк" как обобщающий закрепился за всеми лицами, ведущими делопроизводство. Параллельно стали вырабатываться устойчивые образцы обращений и завершений в документах, формуляры, т.е. типовые устойчивые формы отдельных, наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - "формулярники". Устанавливаются приемы засвидетельствования документов, их составления (документы начинают проходить стадии написания - чернописи, редакции и беловика) и такие элементы, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). Появляются также элементы защиты информации от несанкционированного доступа на стадии хранения и использования. Зафиксированы и первые случаи подделки документов в политических и лично-корыстных целях.
Объем документов определить не представляется возможным, однако характерно, что в Городище под Новгородом и в самом Новгороде найдено около 350 свинцовых печатей - булл, употребляющихся для скрепления документов. Примерно столько же их найдено позднее при проведении раскопок в Пскове.
В Древнерусском государстве выработалась и процедура отмены юридической силы документов. Материалы вынимались "ларником" и уничтожались в присутствии свидетелей. "Ларник" не только заведовал ларем, хранящим документы, но и был уполномочен скреплять частноправовые акты городской печатью (Псков). Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, часто публично, в торжественной обстановке. Менее значительные документы возвращались авторам или просто смывались с пергамента, на котором были написаны, а зачищенные листы снова шли в дело. Достаточно распространенная практика подделки и подчистки текстов потребовала внесения в судные грамоты указаний об аннулировании подложных документов.
Практически до конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент (особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа), называемый в документах и "хартией" и просто "телятиной". Лучший пергамент привозили из Греции или ганзейских городов. Самой древней формой документа на Руси была грамота - отдельный лист пергамента шириной около 3,5 вершков (15-17 см). Размеры документа могли быть различными за счет подклейки следующих листов. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогостоящий материал подравнивали, обрезали обтрепанные места и снова использовали для записи информации. С увеличением объемов делопроизводства менялась графика письменности: первоначально документы составлялись уставной манерой письма, характерной для книжного дела с выписыванием букв с прямыми очертаниями. В XIV в. стал использоваться полуустав, позволивший ускорить процесс письма за счет выносных букв и сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на отдельные слова. Из знаков препинания к XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.
Несмотря на постоянное расширение практики документирования управленческих действий и юридических фактов, говорить о делопроизводстве в период Древнерусского государства и феодальной раздробленности как о системе определенных норм и правил еще преждевременно. Это период постепенного складывания традиций русской системы делопроизводства, накопления опыта документирования, обработки и хранения документов, обеспечения их сохранности, в том числе защиты от несанкционированного доступа и подделки. Вместе с тем, отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Расширение практики удостоверения документов печатями не только князей, но и городов и конкретных чиновников (дьяков) с изображением человека, сидящего за столом, свидетельствует о формировании профессионального цеха специалистов по работе с информацией, т.е. выработанные практикой традиции постепенно становились нормами обычая, закладывая основу будущей системы делопроизводства.
< назад вперед >
delpro.narod.ru
Семинар_1_для_студентов
Основы делопроизводства
Семинар № 1. История делопроизводства в России
Вопросы для обсуждения:
Делопроизводство в Древней Руси
Приказное делопроизводство
Коллежское делопроизводство
Министерское делопроизводство
Делопроизводство в СССР
Литература:
Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для бакалавров. – М., 2012. – С. 14 – 25.
Делопроизводство [Текст] : учебник / [Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Г. Ю. Максимович, Л. В. Санкина]; под ред. Т. В. Кузнецовой. - М. : МЦФЭР, 2004. - С. 6 - 57.
1 экз. в читальном зале главного корпуса, 9 экз. в библиотеке факультета экономики.
3. Ресурсы Интернета
Делопроизводство в Древней Руси
- Охарактеризуйте культуру написания документов в древнерусском государстве: какие это были документы, кто их составлял, где они обычно хранились?
- Расскажите о берестяных грамотах: что это за источник, как и где они были найдены, примеры их содержания, изображения грамот?
- Опишите материалы, на которых писались документы в Древней Руси и то, чем писали; найдите изображения документов на пергаменте.
- Расскажите об особенностях древнерусского письма; найдите изображения.
Приказное делопроизводство
- Расскажите о приказах: когда они появляются на Руси, какие функции выполняют, приведите примеры приказов.
- Опишите приказное делопроизводство: кто работал в приказах с документами, как шло производство дела, откуда пошло выражение «волокита»?
- Приведите примеры волокит в приказах на Руси (по книге Победоносцева «Исторические исследования и статьи», СПб., 1876).
Коллежское делопроизводство
- Когда и кем в России были созданы коллегии вместо приказов? Сколько было коллегий и какие, как между ними распределялись обязанности?
- Что такое «Генеральный регламент»? Расскажите историю и цели его создания, найдите в Интернете полный текст, приведите интересные цитаты.
- Расскажите, как шло делопроизводство в коллегиях, опишите порядок рассмотрения дел.
- Какие должности были в канцеляриях? Как их названия соотносятся с современными профессиями? Что входило в обязанности секретаря?
- Опишите, что такое формуляр документа, и что входило в формуляр документа в коллегиях?
- Приведите примеры бюрократизма канцелярий в коллегиях (из воспоминаний, художественной литературы, фильмов и т.п.).
Министерское делопроизводство
- Когда в России появляются министерства, на каком принципе управления они были основаны? Какие первые министерства были созданы?
- Когда появляется сам термин «делопроизводство»? Какое значение вкладывалось в термины «дело» и «делопроизводство» в министерствах? Как классифицировались дела в министерствах?
- Как в этот период изменяется форма документа в министерствах? Какие технические изобретения повлияли на делопроизводство и каким образом?
- Что создавалось для помощи чиновникам и частным лицам в оформлении документов? Найдите примеры таких материалов в Интернете, приведите интересные цитаты.
- Какими недостатками страдало делопроизводство в министерствах? Приведите описания интересных случаев, демонстрирующих эти недостатки, из воспоминаний, художественной литературы, фильмов и т.п..
Делопроизводство в СССР
- Охарактеризуйте особенности делопроизводства в период 20-30-х гг. 20 в..
- Охарактеризуйте особенности делопроизводства в период 40-50-х гг. 20 в..
- Охарактеризуйте особенности делопроизводства в период 60-90-х гг. 20 в..
- Попробуйте определить достоинства и недостатки советского делопроизводства, и как они влияют на состояние делопроизводства в России в наши дни.
